Privacy en klachten reglement

Privacy en klachten Wildebrand

Wildebrand is een erkend re-integratiebureau en werkt conform de richtlijnen van het UWV.

Voor meer informatie zie www.uwv.nl

Wildebrand verzorgt zowel eerste spoor trajecten (terugkeer naar huidige werkgever) als ook tweede spoor trajecten (vinden van een nieuwe werkgever).

Wildebrand heeft zich aangemeld voor het Blik op Werk Keurmerk (www.blikopwerk.nl)
In het kader van bovenstaande werkzaamheden is er een privacyreglement en een klachtenregeling opgesteld. Beide reglementen kunt u op de site van Wildebrand vinden.
 

Privacyreglement Wildebrand

Privacy en informatieverstrekking

Wildebrand werkt volgens de richtlijnen van ‘Blik op werk’ en houdt zich aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Wildebrand verstrekt nimmer informatie aan derden betreffende de inhoud van de dienstverlening of een rapportage zonder dat u daar uitdrukkelijk schriftelijke toestemming voor hebt gegeven.

Informatieverstrekking over de dienstverlening aan uw werkgever, Arbodienst, verzekeraar of andere belanghebbende instantie, als (deel)betaler van het traject, betreft slechts procesinformatie, ofwel de voortgang van de dienstverlening, en gaat nooit over de inhoud van de dienstverlening.

Uw privacy is bij Wildebrand gewaarborgd:

• alle informatie over individuele cliënten wordt vertrouwelijk behandeld. Alleen indien de cliënt daarvoor schriftelijk toestemming geeft, wordt informatie doorgegeven aan een opdrachtgever

• Wildebrand draagt zorg voor de geheimhoudingsverplichting onder zijn directe personeel en derden die ingeschakeld zijn bij werkzaamheden van Wildebrand

• indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van het privacyreglement niet worden nageleefd, kan hij/zij een klacht indienen bij Wildebrand. Zie daarvoor de door Wildebrand opgestelde klachtenregeling.

Voor de samenwerking met het UWV betekent dit concreet dat:

• de door UWV verstrekte gegevens over cliënten persoonsgegevens zijn in de zin van de Wet

Bescherming Persoonsgegevens en dat deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in deze wet en de SUWI-wet is bepaald

• de door UWV verstrekte gegevens uitsluitend voor het doel bestemd zijn waarvoor ze zijn overgedragen

• Wildebrand alle informatie over cliënten die het UWV overdraagt ten behoeve van de uitvoering van de afgesloten overeenkomst geheim houdt en dat het zorg draagt dat deze informatie niet aan derden bekend wordt

• Wildebrand verantwoordelijk is voor deze geheimhoudingsplicht voor het personeel en voor het bij de uitvoering van de werkzaamheden ingeschakelde derden en dat deze plicht wordt nageleefd

• Wildebrand bij beëindiging van de met UWV gesloten overeenkomst alle tot de persoon van de cliënt te herleiden gegevens, data en/of resultaten bij beëindiging van de begeleiding van de cliënt ter beschikking stelt aan het UWV

• Wildebrand zich houdt aan de bepalingen in zijn privacyreglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de Wet Bescherming Persoonsgegevens blijft gelden.

 Protocol gegevensverwerking

Onderstaand het door Wildebrand gehanteerde protocol gegevensverwerking:

• Wildebrand gebruikt het BSN-nummer als identificerend voor persoonsgegevens voor communicatie binnen het SUWI-domein.

• bij de verwerking van gegevens is er continu aandacht voor de juistheid en volledigheid van gegevens

• voor communicatie en gegevensuitwisseling tijdens het re-integratietraject wordt schriftelijke toestemming aan de cliënt gevraagd. Ook wordt zo nauwkeurig mogelijk aangegeven aan wie en welke persoonsgegevens worden verstrekt. Tenslotte wordt hierbij aangegeven met welk doel en welke periodiciteit deze worden verstrekt

• na afronding van het traject worden alle opgenomen persoonsgegevens betrekking hebbende op de cliënt volgens de wettelijke termijn voor 15 jaar gearchiveerd in een afgesloten archiefkast en daarna vernietigd, tenzij de client deze schriftelijk verklaart, dat hij in de registratie/het archief opgenomen wenst te blijven

• betrokkenen hebben recht op informatie, inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens. Bij het veranderen van persoonsgegevens moet de verantwoordelijke binnen vier weken op het verzoek van de betrokkene reageren. Ook kan betrokkene bezwaar maken

• Wildebrand houdt zich aan de bepalingen in zijn privacyreglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de Wet Bescherming Persoonsgegevens blijft gelden.


Klachtenregeling Wildebrand

Klachten kunnen mondeling of schriftelijk door de cliënt of klager worden ingediend. Een klacht wordt gedefinieerd als een uiting van onvrede over een handeling, of het nalaten daarvan, alsmede het nemen van een besluit, dat gevolgen heeft voor cliënt. Hierbij gaat het om direct gedrag of uitlatingen van het personeel van Wildebrand en daarnaast om gedrag van derden die werkzaamheden ten behoeve van cliënten van Wildebrand hebben verricht. 

De klager krijgt binnen twee weken een schriftelijke bevestiging van de klacht. In deze bevestiging wordt de klacht zo helder en duidelijk mogelijk beschreven. Hierin zijn datum, de feitelijke omschrijving van het incident en de persoon waarop de klacht betrekking heeft van belang. Indien er reeds langer dan een jaar is verstreken tot indiening van de klacht, hoeft deze niet te worden behandeld.

Bij het niet behandelen van de klacht wordt binnen een termijn van vier weken na ontvangst van de klacht de klager hiervan schriftelijk in kennis gesteld.

De behandeling van de klacht gebeurt door een persoon die niet bij de gedragingen en/of uitlatingen waarop de klacht betrekking heeft betrokken is geweest.

De klager wordt in de gelegenheid gesteld zijn of haar visie op het gebeuren te geven en er wordt een schriftelijk verslag van het gesprek gemaakt. Dit wordt aan betrokkene toegezonden.

Binnen zes weken na de ontvangstdatum wordt de klacht afgehandeld. Deze termijn kan gemotiveerd verlengd worden.

Wildebrand stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek en de klager wordt tevens op de hoogte gebracht van de eventueel genomen maatregelen.

Indien de klager het niet eens is met de wijze waarop de klacht is afgehandeld, kan deze zich wenden tot de daartoe bevoegde instantie. Wildebrand zal de klager bij de afhandeling van de klacht meedelen tot welke instantie de klager zich kan wenden. 

Bergen op Zoom, juni 2012

actueel